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关于我

从事企业管理、市场营销、创业研究指导,特长是民营企业发展研究,曾指导、帮助过300多家企业走向成功之路,著有《财富增长之道》、《卓越领导者》、《创业指南》等专著,,青年创业国际计划(YBC)指导专家,总裁网专家,华夏博睿企业发展研究中心主委。

做好会议管理的65个细节  

2014-12-08 15:54:47|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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    在日常工作中我发现,会议是有效解决问题和决策的手段,因此好的会议决定着商务和管理的良性流程,对提高经济和效率有着不可忽视的作用,于是总结和笔记了《会议管理实操细节》。

 

1.会务工作分工:会务组、文件组、组织组、宣传组、保卫组、后勤组
2。确定议题:筛选、加工和调整、深化、处理、确定
3。制定方案:提出会议背景或依据、规模、大体时间和地点、筹备组成名单、提出请领导到会讲话的建议、发言材料的组织意见
4。拟定议程:编排原则(轻重缓急、预估议案处理时间)、编排要点(有领导主持会议时不准备议程,要对其政策声明;议程随通知发给与会

者,以便有准备;书面议程有利于会议目标具体化)
5。正确申报和审批会议:为何开会,能否不开(避免相似会,不允许抬高规格,可用其它方式开),为何在此时开(过时的不开,周期性或大

事不开),为何在此地开
6。确定与会人员名单:固定的可惯例处理,不固定的按会议指示和性质报主管审定;提名原则:全面、准确、适度、不带助手、审批
7。选择会议时间:必须包括起止时间、持续时间,最长不超过一个小时,再长则要有休息时间;不轻易换主持人
8。选择会议场所:能容、有适当家俱、方便低廉、有照明通风设备
9。准备会议文件资料及用品:类型有制度性的文件、工作型的文件、商定型的文件、证件;用品准备
10。制发通知:书面签名、口头的、通知函(提前发、5W1H)
11。制作会场标识:制作会识(注意规格),桌签,座签(三棱形和卡片式),入场凭证
12。会前审核:作业分工、预订场地、来宾名册、邀请函、纪念品、交通工具、会场布置、宴会形式、花饰方面、园景制作、标示板、拍照方

面、服务员着装、新闻、住宿安排、支付范围、安排用餐、活动行程、服务柜台、表演节目、展示会、装设计划、解说体系
13。会场布置:吸烟标识、与会姓名卡片、视听器材、提供茶点、短会可采用站立式、舒适会场
20。布置功能要求:决策室、培训室、展示室、通信会议系统
21。家具布置:考虑点(笔记、思考、面谈、听取指示和联络、椅子坐姿、菜点服务、会议室形态、书写、印刷、照相、影像、附属机器、用品

调和)
22。窗帘布置:落地窗帘,半窗帘,冬夏配置,有楣头和拉绳,要注意保密性,着色搭配、质地和尺寸要求
23。照明要求:讨论应用柔灯,要冷静效果则用大明灯,白天光线不足可以补光,对发言者不要用强光,如果全程录像则要保证亮度,黑暗可

以产生戏剧效果,给发言者最好设计一个台灯
24。会场绿化:台面花卉是一种自然需要,特点:小、精美、意志力强,花坛型(圆形会议桌),插花型(松竹梅[风寒三友]、莲菊兰[风月三

昆]、梅兰竹菊[四君子]),盆景型
25。色彩与主题:红(热情健康,庆祝表彰欢迎)黄(光明权贵,冬季)绿(生机凉爽,休息)蓝(宁静清秀,座谈)紫(华贵超然)黑(庄

严沉重)
26。音响系统:音源、调音台、功率放大器、音箱,位置和音量控制,会前引导音乐,麦克风(微型、手持、桌面、落地、无线)
27。视听设备:投影机、影碟机、电视屏幕墙、电子书白板和镭射笔
28。会议登记处:标志明显。空间大,咨询,指导填表,提供文具,安排家属,休息室
29。座次排列规范:类型(圆形、方形、椭圆形、凹形、桥形、半月形),排列可按名单,选举得票多少,姓氏笔画为序,横排法(从左到右

先排正式后排候补和列席),竖排法(从前至后,从正到补,单个代表团则从左到右或以会场为基点向两边扩展),左右排列法(以主席台为

基点两边扩)
30。主席台布置:坐位(不可空,中为贵,左高右低,国际为右高左低,若双数则最高领导中间左侧,座位前放姓名牌),讲台(主席台前排

右侧台口,可放一些花卉,但要便于放材料),话筒(专用),后台(设有休息室),旗帜(两侧)
31。会议计划流程:确定会议形式规模(能少则少,依法定人,避免负担和喧宾夺主),确定时间和会期及会址
32。准备流程:确定议题,筹备方案,发通知,准备材料,落实设备,确定与会人数,准备物品,检查恭候
33.会场服务:引导与会人员,分发材料,内外联系,传递信息,维持秩序,处理临时交办事项,会场服务
34.签到:簿式签到,工作人员代签,证卡,座次表,电脑
35.文件资料收发:会前会间,重要的即席的草稿性的文件都要清退
36.后勤服务:拟定管理计划,伙食预算,注意饮食搭配与烹调(习惯),做好餐厅服务(巡察)
37.安全与保密:会场检查,保卫措施,对物品的保卫手段,场外治安
38.选举流程:拟订选举规则,准备选票,协助主席团推选监票人,组织投票,清点票数并计票
39.体会程序:落实领导在闭幕式上的讲话,组织好授奖仪式,安排参观和考察活动,安排文化娱乐活动
40.决策事项的催办流程:健全责任制,登记制,汇报制
41.礼仪管理:接待服务要求(热情,周到,按章,安全,礼仪)
42.服务人员行为要求:服从上级,尊重同事,协调友邻,分工负责
43.工作人员服饰礼仪:男女着装合体规范
44.见面礼仪:招呼礼语,介绍(先将弱介绍给强),介绍完要有所表示(点头,微笑,握手),握手礼节(右手,强者先伸手,注视对方,上

下摆),名牌礼节(递交讲时机,认真接受,交换要有礼貌)
45.肢体姿势:立姿,坐姿,走姿
46.鲜花:每一种都有某种含义
47.柬帖:形式选择,颜色选择,发柬方式(专递,邮寄,回执),勿转送
48.致辞类文书:开幕词,闭幕词,迎送词,祝酒词,答谢词
49.开幕式礼仪:邀请宾客名单,布置好场地,专人负责签到,其它活动
50.会议管理:紧扣议题,精练严谨,通俗灵活,幽默,音调表情适当
51.会议陈述:视线接触,停顿技巧,实例,幽默,发问,脱口
52。提问技巧:腹稿,问句形态(开放式,澄清式,探索式),移向特定问题,尽量对前一问题构造问句,发问后要给多的答复时间
53。物品展示:公开,讲解,触摸
54。改变沉默:顾虑沉默要多引导和鼓励,话不投机要创造宽松,胸有成竹的沉默要诚恳请教,事不关已的沉默要脱口评论
55。倾听要点:掌握焦点,抗拒邻座私下交谈。
56.会议纪录,纪录核对,录音记录,会后整理(新闻报道,会务总结)
57.新闻发布会(调查研究,确定发言人,邀请记者,会议反馈),座谈会,经验交流会,展览会,企业销售会,现场工作会(选点定线,组织

现场秩序,完善后勤),电视会议
58.会议数量控制,会议质量控制,会议成本控制
59.明确会议开始和结束时间,候会制度,营造良好听觉环境,高效主持要点(先后次序,可能有分歧,有力引导)
60.确定会议人数要点(会议不宜超过12人,超过则分组),结束会议要点(复述目标,总结成果,感谢参与,评估会议,追踪执行)
61.分组会议讨论,发挥会场气氛调节作用
62.防止迟到(零数效果,逾时不候,设迟到席,清除冗长会议)
63.控制会议节奏,拟订议事日程,制定开会守则,休斯会议模式(有内容,及时,规模小,无拘束),心理调控,谋断分离(分工程序化)
64.商务会议礼节,手势语言,签字仪式(签字座序),谈判(座次),送礼要点,保密措施,就餐要点,宴会形式(正式的,便宴,冷餐,酒

会,茶话会)
65.英文文书,会议提案管理,例行会议管理,会议文书管理制度,会议保密制度,工作餐管理制度,会议和接待室管理,会务消耗品管理

 

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