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从事企业管理、市场营销、创业研究指导,特长是民营企业发展研究,曾指导、帮助过300多家企业走向成功之路,著有《财富增长之道》、《卓越领导者》、《创业指南》等专著,,青年创业国际计划(YBC)指导专家,总裁网专家,华夏博睿企业发展研究中心主委。

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如何理解流程与制度  

2016-11-10 21:40:39|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  制度是约束组织成员的行为规范或评价准则。有了企业,便有了制度的出现。人们约定的行为准则就是制度。制度规定组织成员可以做什么、不能做什么,什么人对什么事负责,什么行为会带来什么样的后果。流程则是做事的先后秩序。流程管理就是本组织应该做的事,从先后秩序和责任岗位两个方面进行准确界定。

  1、流程是制度的灵魂。如果制度不能反应流程,就像失去了灵魂,它的执行一定会出现问题。所以制度无法执行时,往往是它所包含的流程有问题。企业管理中常常会遇到“法不责众”情况,如果频繁出现这种情况,就说明一个制度或规定是不合理的,而不合理的地方往往是它相关的流程与实际情况不符,使得业务流程“两张皮”的现象无法避免。

  2、制度是流程得以执行的保证。流程是河道,制度是堤坝,要使河流不会泛滥成灾,梳理河道和加固堤坝都不可或缺。

  3、流程是制度的补充和延续,流程管理就是保证制度贯彻落实的一系列活动。我们管人是为了帮助他把事做好,我们做事都是人在操作。我们说这件事没有做好,就是说承担这件事的人没有尽职尽责。由此可以看出流程是制度中可以做的事情的延展和细化。

总之流程与制度既有联系又有区别,它们作为企业管理的核心内容,其本质是完全一致的,当制度的编写具体到了业务的每个步骤,以文字或者图片的形式将业务的前后逻辑和关系都描述清楚了,那也可以称其为流程。当流程以手册的形式呈现出来,并且作为管理要求在企业中强制推行,即流程制度化,那同样也可以称之为制度。因此,流程与制度的内涵完全没有区别,都是企业的管理文件,是企业管理的核心。

从两个角度,一个是功能,一个是意义。

从功能上讲制度是用来制约(人的行为)的,意义上讲制度是一种规范性(规范人的行为)概念,一种原则行(体制内的原则)的行为指导。

流程从功能上讲是用来指导的,意义上讲流程是一种技术概念,一种方法,以追求某种利益而进行的最优化的行为办法。

ISO的质量体系文件是分层设定的,包括:质量手册,程序,作业指导和质量记录。我们通常所说的制度文件主要是指作业指导,程序文件即所谓的流程文件。国内的很多企业在贯ISO9000,把注意力都放在了流程上,这主要是受认证驱驶的,一般情况下,企业只要把让流程与ISO9000对应上了,就可以基本过关。其实,认证通过以后,对企业质量管理真正起作用的反倒是作业指导,这个东西即是人力资源管理的基础,也是绩效改善的基础。我们都承认,持续改进是质量管理的灵魂,但是如果没有规范的作业指导,对管理体系的持续改进就失去了基础,这时的质量体系就只能用来装装样子。

制度所描述的通常是应该怎么做、必须怎么做的问题,而对应该由谁来做、哪个部门或岗位来做通常没有具体的规定,于是一个公司的制度一个一个地出台、一套一套地汇编,但是落到如何在具体的工作中去执行,并没有给出具体的解决方案,因为企业通常并没有建立非常严格的立法、司法和执法体系,在这种情况下,大量以描述性文字形式存在的制度,很难在需要执行的地方和时刻得到落实,在需要检查的地方和时刻得到检查;而流程除了通过流程图描述部门和岗位之间的上下游关系之外,对于流程的驱动、流程的输入、流程活动执行所使用的工具和模板以及对下游部门的输出都有非常具体而全面的描述,在流程的指导下,一个智商不高的员工也能很快掌握工作方法,配合相应的流程管理制度,使流程具有极强的可执行性。当然,流程还有许多优于制度的地方,比如避免管理灰色地带(透明化程度)、具体的流程绩效控制、持续改进的建立等,不一一列举......

曾经有这样一个故事:

圣诞节到了,一个贫穷母亲只能给她两个儿子一块小小的面饼作为圣诞晚餐。可是两个不懂事的儿子却给他们的妈妈出了个难题,无论她打算怎么分,总有一个儿子说妈妈偏心,把自己这边分得小了。万般无奈之下,这位妈妈只好想了个办法: “老大,你过来,你来切这个饼。但有个条件,你要让你弟弟先挑切好后的半个饼。”这一下,兄弟俩都没话说了。老大只有尽量切得一般大小,否则自己肯定只能得到小的一半;而老二则只好瞪大眼睛,尽力挑出稍大一点的那块。尽管两块饼肯定大小不停,但兄弟二人只好各自认命,因为在妈妈制定的规则之下,不论谁吃了亏,能怪的只有自己。

   “老大负责切饼,老二优先挑选”,这个就是分饼的制度了。

我们可以看到按这个制度分饼固然哥俩相安无事,但显然也无益于加深哥俩之间的亲情。到下一次又要分个什么东西的时候,可怜的妈妈只好再杜撰一个什么“制度”出来。

企业也是这样,企业的制度一方面规定了员工的工作内容,另一方面规定了员工怎样去实现工作内容的工作流程。制度必须对员工在什么岗位上要做什么事情都规定得密不透风,否则员工在做这些工作的时候没有受一个客观、合理的制度进行限制,就有可能随意采用一种偏私的流程,最终得到一个无法预料的工作成果。

 

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